ชิ้นงานที่1

บริษัท ISUZU

ประวัติและการดำเนินการของอีซูซุในประเทศไทย

ในประเทศไทย ตัวแทนจำหน่ายรถยนต์ยี่ห้ออีซูซุในประเทศไทยคือ บริษัท ตรีเพชรอีซูซุเซลส์ จำกัด และมีบริษัทตัวแทนจำหน่ายรถยนต์ยี่ห้ออีซูซุตามภูมิภาค ครอบคลุมทั่วทั้งประเทศ และ มีโรงงานประกอบในประเทศไทย คือ อีซูซุ มอเตอร์ ( ประเทศไทย ) จำกัด โดยที่ตั้งของโรงงานจะอยู่ ที่ จังหวัดสมุทรปราการ และ จังหวัดฉะเชิงเทรา โดยอีซูซุในประเทศไทยเริ่มมีการดำเนินการตั้งแต่เมื่อ พ.ศ. 2500 ส่วนใหญ่แล้วอีซูซุจะประกอบรถกระบะ รถบรรทุก และรองลงมาจะประกอบรถยนต์เอนกประสงค์ แต่ในช่วง พ.ศ. 2534-2540 อีซูซุได้ประกอบรถกระบะให้กับค่ายรถยนต์อื่น คือ ฮอนด้า และ โอเปิล(สมัยนั้นรถของจีเอ็มในประเทศไทย ยังเป็น โอเปิล ไม่ใช่ เชฟโรเลต) เนื่องจากฮอนด้า และ จีเอ็ม(สมัยนั้นยังเป็นโอเปิล) ยังไม่มีรถกระบะเป็นแบรนด์ของตัวเอง แต่อยากจะมีส่วนร่วมในรถกระบะบ้าง จึงให้อีซูซุประกอบให้ โดยฮอนด้าใช้ชื่อว่า ฮอนด้า ทัวร์มาสเตอร์ ส่วนโอเปิล(จีเอ็ม)ใช้ชื่อว่า โอเปิล แคมโป้ แต่ยอดขายย่ำแย่มาก และในช่วง พ.ศ. 2539-2546 อีซูซุก็ยังไม่มีรถเก๋งเป็นแบรนด์ของตัวเอง จึงให้ฮอนด้าประกอบให้ โดยให้ชื่อว่า อีซูซุ เวอร์เท็กซ์ ถึงแม้ว่ารุ่นนี้จะเป็นรุ่นแรกที่เป็นรถซีดาน หรือรถเก๋งรุ่นแรกของอีซูซุประเทศไทย และใช้พรีเซนเตอร์ชื่อดังอย่าง ริชาร์ด เกียร์ แต่กลับทำยอดขายได้ย่ำแย่แต่ก็ขายได้ดีกว่ากระบะของฮอนด้าและโอเปิล ในปี พ.ศ. 2545 ทางอีซูซุจึงได้เปิดตัวรถกระบะที่สมบูรณ์แบบที่สุดของอีซูซุเท่าที่เคยมีมา คือ อีซูซุ ดีแมกซ์ ซึ่งเปิดตัวครั้งแรกในโลกที่ประเทศไทย และอีก 2 ปีถัดมา ได้มีการเปิดตัว อีซูซุ มิว-เซเว่น ซึ่งเป็นรถเอนกประสงค์ที่ดัดแปลงจากรถกระบะ(พีพี)

หลัการวิสัยทัศน์  ผู้จำหน่ายที่เป็นทางเลือกแรกของลูกค้า สร้างความเจริญเติบโตมั่นคงให้กับตลาดรถยนต์อีซูซุในประเทศไทย

เป้าหมาย/ภารกิจ   มอบประสบการณ์ในการขายและบริการที่เหนือความคาดหวัง พร้อมความซื่อสัตย์เพื่อให้เกิดความผูกพันธ์ กับลูกค้าอย่างยั่งยืน  สร้างและพัฒนาทีมงานที่มีความเชี่ยวชาญด้านงานขายและการบริการให้มีมาตรฐานเหนือคู่แข่ง มอบประสบการณ์ในการขายและบริการที่เหนือความคาดหวังพร้อมความซื่อสัตย์เพื่อให้เกิดความผูกพันธ์ กับลูกค้าอย่างยั่งยืนสร้างและพัฒนาทีมงานที่มีความเชี่ยวชาญด้านงานขายและการบริการให้มีมาตรฐานเหนือคู่แข่งผู้จำหน่ายที่เป็นทางเลือกแรกของลูกค้า สร้างความเจริญเติบโตมั่นคงให้กับตลาดรถยนต์อีซูซุในประเทศไทย"สร้างความพึงพอใจสูงสุดแก่ลูกค้า ด้านการขายและการให้บริการโดยให้มีคุณภาพงานที่ดีได้มาตรฐาน ราคาที่เหมาะสมตรงต่อเวลาที่กำหนดและมุ่งมั่นพัฒนาอย่างต่อเนื่อง"

 วัฒนธรรม : เป็นองค์กรที่ทันสมัย สร้างความพึงพอใจสูงสุดให้กับลูกค้า, ผู้ถือหุ้น และพนักงาน 

A = Attitude / มองโลกในแง่ดี                         C = Commitment / มีสัจจะวาจา

H = Happiness / มีความสุข                            I = Initiative / มีความคิดสร้างสรรค์  

E = Excellent Team Work /ทำงานเป็นทีม     V = Value Customer / ลูกค้าคือบุคคลสำคัญ

E = Entrepreneur /กล้าคิดกล้าทำอย่างเจ้าของ

D = Development & Learning / ใฝ่เรียนรู้พัฒนาความสามารถ

ผังองค์กรบริษัทอีซูซุฝ่ายขาย

ฝ่ายการขาย
       มีหน้าที่ในการวิเคราะห์กระบวนการขายผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ โดยการวิเคราะห์ถึงความต้องการของบุคคลแต่ละกลุ่ม แต่ละประเภท รวมถึงการบริการหลังการขาย ทั้งนี้เพื่อสร้างความพึงพอใจให้แก่ผู้ซื้อในส่วนของสินค้านั้น ๆ ให้มากที่สุด เพื่อลูกค้าจะได้พิจารณาสินค้าและจะได้นำไปสู่การขาย

ฝ่ายบัญชี
  มีหน้าตรวจสอบรายรับรายจ่ายต่าง ๆ ของบริษัท บันทึกบัญชีของสมุดรายวันชั้นต้นตรวจสอบ Statement จัดทำรายการทางการเงินประจำเดือน คำนวณดอกเบี้ยและค่าปรับของลูกหนี้ ณ วันสิ้นงวดของลูกหนี้ ยืนยันการเป็นหนี้ จัดทำงบการเงินส่งสำนักงานตรวจเงินแผ่นดิน เพื่อตรวจสอบและรับรอง


ฝ่ายคลังสินค้า
  คือ สถานที่สำหรับวาง จัดเก็บ พัก กระจายสินค้าคงคลัง คลังสินค้ามีชื่อเรียกได้ต่างๆ กัน เช่น ศูนย์กระจายสินค้า, ศูนย์จำหน่ายสินค้า เป็นต้น สินค้าเข้ามาทำการคัดแยก แล้วกระจายออกไป เรียกว่า ศูนย์กระจายสินค้า อันเป็นขั้นตอนที่ฝ่ายคลังสินค้าต้องใช้เวลาและกำลังคนมากที่สุดในการตรวจสอบ และจัดส่งสินค้า


ฝ่ายเทคนิค
  ให้บริการ ซ่อมอะไหล่ยนตร์ที่ได้รับความเสียหายจากการใช้งานการผลิตที่ไม่ได้มาตรฐานหรือการขนส่ง สามารถแก้ไขให้ได้ทันเวลาในการใช้งาน พร้อมทั้งให้คำแนะนำ ปรึกษา ในด้านต่างๆอย่างถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องการบำรุงรักษาอุปกรณ์ต่างๆ ที่ต้องตรวจเช็คอย่างเป็นประจำหรือง่ายต่อการดูแลรักษาโดยไม่ต้องนำมาให้ช่างเทคนิคของทางบริษัทเป็นผู้ดูแล


ฝ่ายจัดซื้อ
  หน้ามีจัดซื้อเกี่ยวกับอุปกรณ์ ชิ้นส่วนต่าง ๆ ที่ใช้ในการผลิตรถยนต์ ควบคุมการจัดซื้ออย่างมีประสิทธิภาพ ตรวจสอบอุปกรณ์ ชิ้นส่วนอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ใช้ในการผลิตรถยนต์ ให้ตรงกับความต้องการด้านคุณภาพ โดยให้มีต้นทุนค่าให้จ่ายที่ต่ำที่สุด
               
ฝ่ายบุคคล
  ปฏิบัติงานเกี่ยวกับการรับสมัครพนักงานและตรวจสอบประวัติ เงินเดือน โบนัส หรือค่าตอบแทนของพนักงาน ปฏิบัติงานเกี่ยวกับสวัสดิการและประกันสังคม อบรมพนักงานใหม่
การคำนวณเวลาการทำงานของพนักงาน

ฝ่ายการตลาด
       ฝ่ายการตลาดทำหน้าที่วิเคราะห์และวางแผนทางการตลาดโดยการวางแผนการตลาด สิ่งที่จะทำให้การวางแผนทางการตลาด ประสบความสำเร็จ นักการตลาดจะต้องมีข้อมูลสารสนเทศทางการตลาดที่ถูกต้องเพื่อนำมาใช้ในการตลาด เพื่อให้บริษัทเป็นที่ยอมรับของลูกค้า


ฝ่ายผลิต
     ประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญในแต่ละส่วนของรถยนต์ ที่จึงจำเป็น ต้องใช้บุคลากรที่มีความเป็นจำนวนมาก  รับข้อมูลความต้องการของลูกค้า ในแต่ละประเทศมาออกแบบ และปรับปรุงผลิตภัณฑ์ วิจัส่วนนั้นๆโดยจะมีผู้เชี่ยวชาญจากบริษัทแม่มาเป็นผู้ดูแลและประสานงาน เพื่อให้ได้ชิ้นส่วนที่มีคุณภาพตามมาตรฐานที่ต้องการ สามารถทำงานในหน้าที่ของชิ้นส่วนนั้นๆ ได้อย่างสมบูรณ์ มีค่าใช้จ่ายในการผลิตต่อหน่วยที่เหมาะสม และตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้า
ปัญหาที่พบในการดำเนินงานของแต่ละส่วนงาน
ฝ่ายขาย
                - ไม่สามารถจัดและเชื่อมต่อข้อมูลจากฝ่ายต่าง ๆ ของแต่ละส่วนงานได้
                - ไม่สามารถตรวจสอบข้อมูลของลูกค้าได้
                - ไม่สามารถเก็บข้อมูลลูกค้าได้อย่างเป็นระเบียบ
                - ไม่สามารถติดต่อลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
                - ตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลของลูกค้า ทำได้ยากเนื่องจากการจัดเก็บที่ไม่เป็นระเบียบ


ฝ่ายบัญชี
                - ไม่สามารถลดความซับซ้อนของงานที่มีจำนวนมากได้
                - ไม่สามารถเรียกดูรายละเอียดต่าง ๆ ของข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
                - การเรียกดูข้อมูลทำได้ยาก
                - การจัดทำเอกสารและบันทึกข้อมูลทางการบัญชีไม่มีความสะวกและรวดเร็ว
                - การจัดเก็บข้อมูลมีความซับซ้อน


ฝ่ายคลังสินค้า
                - เกิดข้อผิดพลาดในการเช็คสต็อก เนื่องจากไม่มีระบบที่ดีในการตรวจเช็ค
                - ข้อมูลสินค้าคงคลังที่จัดเก็บไปไม่มีความเป็นระเบียบ ทำให้ยากต่อการเช็คสต็อกสินค้า
                - การเรียกดูหรือแก้ไขข้อมูลล่าช้าเนื่องจากการจัดเก็บที่ไม่เป็นระบบ
                - ไม่สามารถเช็คสินค้าคงคลังไอย่างรวดเร็ว
               
ฝ่ายซ่อมบำรุง
                - ขาช่างที่มีความชำนาญในการตรวจเช็คสภาพรถ
                - ซ่อมรถไม่ทันกับเวลาที่กำหนด
                - สินค้าคงคลังหมดสต็อกโดยไม่มีการแจ้งให้ทราบก่อนล่วงหน้า
                - ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่ารถแต่ละคันมีประวัติการซ่อมอะไรบ้าง
                - สินค้าที่เปลี่ยนให้ลูกค้าไม่มีมาตรฐาน


ฝ่ายจัดซื้อ
                - ไม่สามารถลดช่วงเวลาในการดำเนินงาน
                -  ไม่สามารถลดข้อบกพร่องในการจัดซื้อสินค้า
                - สินค้าไม่ตรงตามความต้องการ
                - สั่งอะไหล่ไว้แต่อะไหล่ไม่มาส่งตามกำหนดทำให้ไม่มีอะไหล่เปลี่ยนให้ลูกค้า


ฝ่ายบุคคล
                - การจัดเก็บข้อมูลของพนักงานไม่มีความเป็นระเบียบและซับซ้อน
                - ความถูกต้องและแม่นยำในการคำนวณเงินเดือนของพักงานมีน้อย
                - ความซับซ้อนในการปฏิบัติงานด้านประกันสังคม


ฝ่ายการตลาด
                - การเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์เป็นไปด้วยความยากลำบาก
                - การจูงใจลูกค้าให้ซื้อสินค้าเป็นไปได้ยาก
                - การจัดเก็บข้อมูลมีความซับซ้อน
                - การตรวจสอบข้อมูลและแก้ไขทำได้ยากเนื่องจากการเก็บที่ซับซ้อน
                - การเรียกดูข้อมูลทำได้ยาก


ปัญหาฝ่ายผลิต
                - การออกแบบไม่ต้องตามความต้องการของลูกค้าเนื่องจากการรับข้อมูลไม่ครอบคลุม
                - การผลิตชิ้นส่วนหรือการประกอบรถยนต์ไม่ต้องตามมาตรฐานที่ต้องการ


ปัญหาระหว่างฝ่ายการตลาดและฝ่ายขาย
                ไม่มีการนำเอาระบบสารสนเทศมาใช้
               -การเก็บรวบรวมการวิเคราะห์ตลาดโดยการใช้กระดาษอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดหรือเสียหาย
               -การเก็บรักษาข้อมูลหรือค้นหาข้อมูลมีความซับซ้อน
               -การตรวจสอบข้อมูลสามารถทำได้ช้า
                เมื่อมีการนำเอาระบบสารสนเทศมาใช้
                                -ลดความผิดพลาดหรือความเสียหายจากการเก็บรวบรวมข้อมูล
                                -ลดความซ้ำซ้อนจากการเก็บรักษาและค้นหาข้อมูล
                                -ลดระยะเวลาในการตรวจสอบข้อมูล


ปัญหาระหว่างฝ่ายการตลาดและฝ่ายการผลิต
                ไม่มีการนำเอาระบบสารสนเทศมาใช้
                                  -ฝ่ายการผลิต ผลิตสินค้าไม่ตรงตาม สเป็ค เนื่องจากการสื่อสารที่ไม่ตรงกัน
                              - ฝ่ายการตลาดไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าฝ่ายการผลิต ผลิตสินค้าได้ตรงตามสเป็คหรือไม่
                เมื่อนำเอาระบบสารสนเทศมาใช้
                                -ฝ่ายการผลิตสามารถผลิตสินค้าได้ตรงตามสเป็คเนื่องจากได้รับข้อมูลที่ถูกต้องและแม้นยำ
                                    -ฝ่ายการตลาดสามารถตรวจสอบได้ว่าฝ่ายการผลิต ผลิตสินค้าได้ตรงตามสเป็น


ปัญหาระหว่างฝ่ายผลิตและฝ่ายจัดซื้อ
                ไม่มีการนำเอาระบบสารสนเทศมาใช้
                                -ฝ่ายจัดซื้อ จัดซื้อสินค้าไม่ตรงตามความต้องการ เนื่องจากได้รับข้อมูลจากฝ่ายการผลิตหรือข้อมูลเกิดข้อผิดพลาดหรือเสียหาย เนื่องจากบันทึกข้อมูลลงกระดาษ
                                -ฝ่ายการผลิตไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าฝ่ายจัดซื้อ ซื้อสินค้าได้ตรงตามคุณภาพหรือไม่
                                   -การจัดเก็บข้อมูลมีความซับซ้อน ตรวจสอบล่าช้า
  เมื่อมีการนำเอาระบบสารสนเทศมาใช้
                                -ฝ่ายจัดซื้อสามารถซื้อสินค้าได้ตรงตามความต้องการของฝ่ายการผลิต เนื่องจากได้รับข้อมูลที่ถูกต้องและแม้นยำ
                                -ฝ่ายการผลิตสามารถตรวจสอบได้ว่าฝ่ายจัดซื้อสั่งซื้อสินค้าได้ตรงตามที่ต้องการ
                                -ลดความซับซ้อนในการเก็บข้อมูล 
ปัญหาระหว่างฝ่ายผลิตและฝ่ายคลังสินค้า
                ไม่มีการนำเอาระบบสารสนเทศมาใช้
                            -ฝ่ายผลิตเบิกอะไหล่ได้ล่าช้า เนื่องจากบันทึกลงกระดาษ ทำให้การผลิตสินค้าไม่เสร็จตามระยะเวลาที่กำหนด
                                -ฝ่ายผลิตไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าคลังสินค้ามีพื้นที่ว่างเพียงพอหรือไม่ ทำให้การผลิตสินค้ามากเกินที่จะเก็บได้ ทำให้ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น ในการเก็บรักษาสินค้า
                เมื่อมีการนำเอาระบบสารสนเทศมาใช้
                                   -ฝ่ายผลิตสามารถสั่งเบิกอะไหล่ได้ทัน ตามความต้องการ
                          -ฝ่ายผลิตสามารถตรวจสอบได้ว่าฝ่ายคลังสินค้ามีพื้นที่ เพียงพอในการเก็บสินค้า ทำให้ลดค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาสินค้า
ปัญหาระหว่างฝ่ายขายและฝ่ายบัญชี
                ไม่มีการนำเอาระบบสารสนเทศมาใช้
                                -การส่งข้อมูลยอดขายเพื่อจัดทำบัญชีอาจเกิดข้อผิดพลาด หรือเสียหายเนื่องจากบันทึกด้วยกระดาษ
                                  -การตรวจสอบหรือแก้ไขข้อมูลสามารถทำได้การเพิ่มข้อมูลที่ซ้ำซ้อน
เมื่อมีการนำเอาระบบสารสนเทศมาใช้
                                 -การส่งข้อมูลยอดขายสามารถทำได้รวดเร็วและถูกต้องแม้นยำ
                                 -การตรวจสวบหรือแก้ไขสามารถทำได้รวดเร็วเนื่องจากการเก็บข้อมูลที่เป็นระบบ
ปัญหาระหว่างฝ่ายขายและฝ่ายคลังสินค้า
ไม่มีการนำเอาระบบสารสนเทศมาใช้
                               -ฝ่ายข่ายไม่สามารถตรวจสอบว่าสินค้ามีอยู่หรือไม่
                               -ฝ่ายคลังสินค้ามีการเก็บข้อมูลที่ซ้ำซ้อนทำให้ตรวจสอบได้ยาก
                               
เมื่อมีการนำเอาระบบสารสนเทศมาใช้
                                    -ฝ่ายขายสามารถตรวจสอบได้ว่าสินค้ามีอยู่หรือไม่
                                    -ลดความซ้ำซ้อนในการเก็บรักษาข้อมูล
                                   -ฝ่ายคลังสินค้าสามารถตรวจสอบได้ว่ามี Order เท่าไหร่ ทำให้จัดส่งสินค้าได้ทันตามระยะเวลา
ปัญหาระหว่างฝ่ายบุคคลและฝ่ายบัญชี
                ไม่มีการนำเอาระบบสารสนเทศมาใช้
                                -การเบิกจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานทำได้ล่าช้าเนื่องจากอาจเกิดข้อผิดพลาดหรือเสียหายเพราะบันทึกข้อมูลลงในกระดาษ
                                -การตรวจสอบหรือแก้ไขทำได้ล่าช้า
                                -มีความซ้ำซ้อนในการเก็บรักษาข้อมูล
                เมื่อมีการนำเอาระบบสารสนเทศมาใช้
                                -การเบิกจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานสามารถทำได้รวดเร็วและถูกต้องแม้นยำ
                                -การตรวจสอบหรือแก้ไขทำได้รวดเร็ว
                                -ลดความซ้ำซ้อนในการเก็บรักษาข้อมูล

แนวทางในการพัฒนา
การพัฒนาระบบการขาย มีแนวทางในการดำเนินงานตามวงจรการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle : SDLC)  ในรูปแบบ Adapted Waterfallโดยในแต่ละขั้นตอนเมื่อดำเนินงานอยู่  สามารถย้อนกลับข้ามขั้นโดยไม่จำเป็นต้องเป็นขั้นตอนที่ติดกันได้  และ  Methodology ที่เลือกใช้เพื่อดำเนินการพัฒนาระบบตาม  SDLC คือ Structured System Analysis and Design Methodology (SSADM) ซึ่งเป็น   Methodology  ที่ใช้แบบจำลองในการอธิบายขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่และ  ข้อมูลทั้งหมด ซึ่งเมื่อพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัทแล้ว  สามารถแบ่งได้ทั้งหมด 7 ขั้นตอนดังนี้
1.             การค้นหาและเลือกสรรโครงการ (Project Identification and Selection)
2.             การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ (Project Initiating and Planning)
3.             การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)
4.             การออกแบบเชิงตรรกะ (Logical Design)
5.             การออกแบบเชิงกายภาพ (Physical Design)
6.             การพัฒนาและติดตั้งระบบ (System Implementation)
7.             การซ่อมบำรุงระบบ (System Maintenance)

ขั้นตอนที่ 1  การค้นหาและเลือกสรรโครงการ (Project Identification and Selection)

เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงพัฒนาที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัท สามารถแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น และให้ผลประโยชน์กับบริษัทมากที่สุด โดยใช้ตารางเมตริกซ์ (Matrix Table) เป็นเครื่องมือประกอบการพิจารณา ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ได้ดำเนินการผ่านไปแล้วในเบื้องต้น สามารถสรุปกิจกรรมได้ดังนี้

1.      ค้นหาโครงการพัฒนาระบบที่เห็นสมควรต่อการได้รับการพัฒนา

2.      จำแนกและจัดกลุ่มโครงการ

3.      เลือกโครงการที่เหมาะสมที่สุดในการพัฒนา

ขั้นตอนที่ 2 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ (Project Initiating and Planning Planning System Development)

 เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นจัดทำโครงการด้วยการจัดตั้งทีมงาน กำหนดตำแหน่งหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน และเลือกทางเลือกที่ดีที่สุด จากนั้นจะร่วมกันวางแผนจัดทำโครงการกำหนดระยะเวลาในการดำเนินโครงการ ศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการ และประมาณการต้นทุนและกำไรที่จะได้รับจากการลงทุนในโครงการพัฒนาระบบ เพื่อนำเสนอต่อผู้จัดการ เพื่อพิจารณาอนุมัติดำเนินการในขั้นตอนต่อไป โดยในขณะที่นำเสนอโครงการอยู่นี้ถือเป็นการดำเนินในขั้นตอนที่ 2 ซึ่งใช้เทคนิคในการเก็บรวบรวมข้อเท็จจริงและสารสนเทศ (Fact –Finding Information Gathering Tchniqe)

ด้วยการสัมภาษณ์ (Interviewing) การออกแบบสอบถาม (Questionnaires) รวมทั้งพิจารณาจากเอกสารการทำงาน รายงานและแบบฟอร์มต่างๆ ของบริษัทประกอบด้วย สรุปกิจกรรมของขั้นตอนที่ 2 ได้ดังนี้

1.             เริ่มต้นโครงการ

2.             เสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน

3.             วางแผนโครงการ

ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์ (System Analysis)

                เป็นขั้นตอนในการศึกษาและวิเคราะห์ถึงขั้นตอนการดำเนินงานระบบเดิม ซึ่งการที่สามารถดำเนินการในขั้นตอนนี้ได้จะต้องผ่านการอนุมัติในขั้นตอนที่ 2 ในการนำเสนอโครงการ หลังจากนั้นจะรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบแล้วนำมาศึกษาและวิเคราะห์ความต้องการเหล่านั้นด้วยการใช้เครื่องมือชนิดต่างๆ ได้แก่ แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ (Process Modeling) โดยใช้แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram: DFD ) และแบบจำลองข้อมูล  (Data Modeling) โดยใช้แผนภาพแสดงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูล (Entity Relationship Diagram : E-R Diagram) สรุปกิจกรรมในขั้นตอนที่ 3 ได้ดังนี้

1.             ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิม

2.             รวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ

3.             จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้

ขั้นตอนที่ 4 การออแบบเชิงตรรกะ (Logical Design)

                เป็นขั้นตอนในการออกแบบลักษณะการทำงานของระบบตามทางเลือกที่ได้ทำการเลือกไว้จากขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบโดยการออกแบบในเชิงตรรกะนี้ยังไม่ได้มีการะบุถึงคุณลักษณะของอุปกรณ์ที่จะนำมาใช้ เพียงแต่กำหนดถึงลักษณะของรูปแบบรายงานที่เกิดจากการทำงานของระบบ ลักษณะของการนำข้อมูลเข้าสู่ระบบและผลลัพธ์ที่ได้จากระบบ ซึ่งจะเลือกใช้การนำเสนอรูปแบบของรายงาน และลักษณะของจอภาพของระบบ PIS ด้วยต้นแบบ (Prototype) จะทำให้สามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานของระบบได้ชัดเจนขึ้น สรุปกิจกรรมในขั้นตอนที่ 4 ได้ดังนี้

1.             ออกแบบฟอร์มและรายงาน (Form/Report Design)

2.             ออกแบบส่วนติดต่อกับผู้ใช่

3.             ออกแบบฐานข้อมูลในระดับLogical

ขั้นตอนที่ 5 การออกแบบเชิงกายภาพ (Physical Design)

                เป็นขั้นตอนที่ระบุถึงลักษณะมาทำงานของระบบทางกายภาพหรือทางเทคนิค โดยระบุถึงคุณลักษณะของอุปกรณ์ที่จะนำมาใช้ เทคโนโลยี โปรแกรมภาษาที่จะนำมาทำการเขียนโปรแกรม ฐานข้อมูล ระบบปฏิบัติการ และระบบเครือข่ายที่เหมาะสมกับระบบ สิ่งที่ได้จากขั้นตอนการออกแบบทางกายภาพนี้จะเป็นข้อมูลของการออกแบบ เพื่อส่งมอบให้กับโปรแกรมเมอร์เพื่อใช้เขียนโปรแกรมตามลักษณะการทำงานของระบบที่ได้ออกแบบและกำหนดไว้ สรุปกิจกรรมในขั้นตอนที่ 5 ได้ดังนี้

1.             ออกแบบฐานข้อมูลในระดับ Physical

2.             ออกแบบ Application

ขั้นตอนที่ 6 การพัฒนาและติดตั้งระบบ (System Implementation)

                เป็นขั้นตอนในการนำข้อมูลเฉพาะของการออกแบบมาทำการเขียนโปรแกรม เพื่อให้เป็นไปตามลักษณะและรูปแบบต่าง ๆ ที่ไดกำหนดไว้ หลังจากเขียนโปรแกรมเรียบร้อยแล้ว จะต้องทำการทดสอบโปรแกรม ตรวจสอบหาข้อผิดพลาดของโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นมา และสุดท้ายคือการติดตั้งระบบ โดยทำการติดตั้งตัวโปรแกรม ติดตั้งอุปกรณ์ พร้อมทั้งจัดทำคู่มือและจัดเตรียมหลักสูตรฝึกอบรมผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ระบบใหม่สามารถใช้งานได้ สรุปกิจกรรมในขั้นตอนที่ 6 ได้ดังนี้

1.             เขียนโปรแกรม (Coding)

2.             ทดสอบโปรแกรม (Testing)

3.             ติดตั้งระบบ (Instsllation)

4.             จัดทำเอกสาร (Documentation )

5.             จัดหลักสูตรฝึกอบรม (Training)

6.             การบริการให้ความช่วยเหลือหลังการติดตั้งระบบ (Support)

ขั้นตอนที่ 7 การซ่อมบำรุง (System Maintenance)

                เป็นขั้นตอนสุดท้ายของวงจรพัฒนาระบบ (SDLC) หลังจากระบบใหม่ได้เริ่มดำเนินการ ผู้ใช้ระบบอาจจะพบกับปัญหาที่เกิดขึ้นเนื่องจากความไม่คุ้นเคยกับระบบใหม่ และค้นพบวิธีการแก้ไขปัญหานั้นเพื่อให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้เอง ดังนั้นจะต้องมีทีมงานเพื่อคอยแก้ไขและเปลี่ยนแปลงระบบที่ทำการพัฒนาขึ้นจนกว่าจะเป็นที่พึ่งพอใจของผู้ใช้ระบบมากที่สุด ปัญหาที่ผู้ใช้ระบบค้นหาพบระหว่างการดำเนินงานนั้นเป็นผลดีในการทำให้ระบบใหม่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น เนื่องจากผู้ใช้ระบบเป็นผู้ที่เข้าใจในการทำงานทางธุรกิจเป็นอย่างดี โดยในขั้นตอนนี้ขึ้นอยู่กับทารงบริษัทว่าจะมีการจัดตั้งทีมงานอย่างไร เพื่อเป็นการประหยัดต้นทุนในส่วนนี้ให้ได้มากที่สุด สรุปกิจกรรมในขั้นตอนที่ 7  ได้ดังนี้

1.             เก็บรวบรวมคำร้องขอให้ปรับปรุงระบบ

2.             วิเคราะห์ข้อมูลร้องขอให้ปรับปรุงระบบ

3.             ออกแบบการทำงานที่ต้องการปรับปรุง

4.             ปรับปรุงระบบ

                จาก Context Diagram ทีมงานคิดระบบงานขาย ได้เป็น 1 ขั้นตอนด้วยการวิเคราะห์ความต้องการจากใช้ที่รวบรวมมาได้ โดยการ Process ข้อมูล ซึ่งได้แก่ Process ระบบงานขาย

-เมื่อลูกค้าแจ้งข้อมูลรายละเอียด ของลูกค้าแล้วจะผ่านขั้นตอนภายในเพื่อจัดเก็บข้อ
-ลูกค้าแจ้งรหัสลูกค้าก่อนที่จะดาเนินการในขั้นตอนต่อไป
-ลูกค้าทาการแจ้งรายละเอียดรูปแบบของสินค้าที่ต้องการ โดยใช้ข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลสินค้า
-พนักงานทำการรับสั่งซื้อจากลูกค้า จากนั้นเก็บลงในแฟ้มข้อมูลการซื้อของลูกค้า
-เมื่อทำการสั่งซื้อสินค้าแล้ว พนักงานจะส่งรายการสั่งซื้อเข้าสู่ระบบ เพื่อให้ทราบว่าลูกค้าสั่งซื้อสินค้าใดไปบ้าง และข้อมูลการซื้อสาค้าของลูกค้าจะถูกบันทึกลงฐานข้อมูล
-เมื่อลูกค้าตกลงจะซื้อสินค้า รายละเอียดราคาของสินค้าก็จะขึ้นมาให้ลูกค้าดู เพื่อให้ลูกค้าทราบราคาที่ต้องชาระเงิน
-พนักงานทากาตรวจสอบรายละเอียดของใบเสร็จว่าตรงกับรายการสั่งซื้อสินค้าและยอดชาระหรือไม่ 

  Process 1.1 เป็นขั้นตอนในการเก็บข้อมูลลูกค้า จะเก็บเกี่ยวกับข้อมูลส่วนตัวของลูกค้า โดยข้อมูลดังกล่าวจะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูล

  Process 1.2 เป็นขั้นตอนในการสั่งซื้อสินค้า โดยลูกค้าจะทาการสอบถามหรือดูรายละเอียดเกี่ยวกับตัวสินค้าที่ตนสนใจ โดยพนักงานจะทาการดึงข้อมูลในฐานข้อมูลออกมาให้ลูกค้า ว่ามีสินค้าสินค้าหรือไม่ ถ้ามีลูกค้าก็จะสามารถทาการสั่งซื้อสินค้าได้

ขั้นตอนการกำหนดความต้องการของระบบด้วย E-R Diagram

E-R Diagram ของระบบงานขาย

                นอกจากการจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ ด้วยแผนภาพการแสข้อมูล ในการกำหนดความต้องการของระบบแล้ว ยังต้องจำลองข้อมูล (Data Modeling) ทั้งหมดในระบบด้วยแผนภาพแสดงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูล (Entity Relationship Diagram :E-R Diagram) โดยข้อมูลนั้นมีความหมายรวมตั้งแต่ ข้อมูลที่อยู่บนเอกสารหรือรายงานต่าง ๆ บุคคล ตำแหน่ง หน่วยงานแผนก ฯลฯ ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ซึ่งแบบจำลองทั้งสองที่แสดงให้เห็นเป็นแบบจำลองของระบบงานขาย ซึ่งเป็นระบบใหม่ที่จะนำมาใช้แทนระบบเดิมของบริษัท ส่วนข้อมูลเดิมของบริษัท ในที่นี้ไม่ได้ทำการจำลองแบบไว้ เนื่องจากเป็นการลดขั้นตอนการพัฒนาระบบทำให้ใช้ระยะเวลาน้อยลงนั้นเอง ในระบบงานขายสามารถสร้าง E-R Diagram ตามขั้นตอนต่อไปนี้

1.กำหนด Entity ทั้งหมดของระบบ

                  จากข้อเท็จจริงและสารสนเทศที่รวบรวมมาได้ในการสัมภาษณ์และการออกแบบสอบถาม สามารถกำหนด Entity ทั้งหมดของระบบงานขาย ได้ดังนี้

1.             User_logi               หมายถึง       ผู้ใช้ระบบ (พนักงานขาย)

2.             Admin_login           หมายถึง       เจ้าหน้าที่

3.             Tb_costomer         หมายถึง       ตารางข้อมูลลูกค้า

4.             Tb_employee        หมายถึง        ตารางข้อมูลพนักงาน

5.             Tb_order_detell     หมายถึง       ตารางใบสั่งซื้อสินค้า

6.             Tb_product           หมายถึง        ตารางรายเอียดของสินค้า

7.             Tb_store               หมายถึง        ตารางสินค้าคงคลัง

8.             Tb_productclaims หมายถึง        ตารางสินค้าส่งเคลม

โครงสร้างฐานข้อมูล

ระบบจัดการฝ่ายบุคคล ได้มีการจัดการสร้างตารางเพื่อสร้างความสัมพันธ์กันของข้อมูล โดยมีตารางดังต่อไปนี้

ตาราง “TBEmployee” ใช้จัดเก็บข้อมูลพนักงาน มีโครงสร้างข้อมูลดังนี้

ตาราง “TBRegistry” ใช้จัดเก็บข้อมูลของผู้ใช้ระบบ มีโครงสร้างข้อมูลดังนี้

Context Diagram

DFD- Level 0 : ระบบจัดการฝ่ายบุคคล

DFD-Level 1:ระบบจัดการฝ่ายบุคคล

Process 1

DATA FLOW DIAGRAM LEVEL-1 : การสมัครงาน

Process 2

DATA FLOW DIAGRAM LEVEL-1 : การสัมภาษณ์งาน

Process 3

DATA FLOW DIAGRAM LEVEL-1 : การสัมภาษณ์งาน

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการบริษัทอีซูซุ

ชื่อระบบ ระบบลูกค้าสัมพันธ์

ระบบทำอะไรได้

ลูกค้า

- ลูกค้าสามารถสมัครสมาชิก

- จัดเก็บข้อมูลลูกค้าจากการสมัคร

- ลูกค้าสามารถสั่งซื้อสินค้า

- ลูกค้าส่งรายการสั่งซื้อสินค้าให้พนักงาน

- ลูกค้าสามารถโอนเงินผ่านธนาคาร

- ลูกค้าส่งใบ Fax Payment เข้ามายังบริษัท

พนักงาน

- ออกใบเสร็จรายการสั่งซื้อสินค้า

- สำเนาใบเสร็จรายการสั่งซื้อสินค้า

- รับใบ Fax Payment จากลูกค้า

- ตรวจสอบใบ Payment

- พิมพ์ใบเสร็จรับเงิน

- ส่งสำเนาใบเสร็จรายการสั่งซื้อสินค้าไปยังคลังสินค้า

คลังสินค้า

- จัดของตามสำเนารายการสั่งซื้อสินค้า

- เรียกดูข้อมูลลูกค้า

- ออกใบส่งสินค้า

- จัดส่งสินค้าให้ลูกค้า

1. ER- Diagram

ER-Diagram

รูปภาพแสดง ER Diagram รวมของระบบ

ความสัมพันธ์ของข้อมูลแต่ละคู่สามารถแสดงรายละเอียดได้ดังนี้

1. ความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้า (Customer) กับการสั่งซื้อสินค้า (Order) เป็นความสัมพันธ์แบบ one-to-many คือ -ลูกค้า 1 คน มีการสั่ง ซื้อสินค้าได้มากกว่า 1 รายการ

-ใบสั่งซื้อ 1 ใบสามารถมีชื่อลูกค้าได้เพียง 1 คน

2. ความสัมพันธ์ระหว่าง order กับ payment เป็นความสัมพันธ์แบบ many – to – one

คือ - การสั่งซื้อ 1 ครั้งสามารถมีใบ payment ได้ 1 ใบ

- ใบ payment 1 ใบสามารถทำการสั่งซื้อได้มากกว่า 1 ครั้ง

3. ความสัมพันธ์ระหว่าง payment กับ employee เป็นความสัมพันธ์แบบ one – to – many

คือ -ใบ payment 1 ใบพนักงานสามารถเช็คได้ 1 คน

-พนักงาน 1 คนสามารถเช็คใบ payment ได้หลายใบ

4. ความสัมพันธ์ระหว่าง receipt กับ employee เป็นความสัมพันธ์แบบ many – to – one

คือ -พนักงาน 1 คนออกใบเสร็จรับเงินได้หลายใบ

-ใบเสร็จรับเงิน 1 ใบมีพนักงานออกใบเสร็จได้ 1 คน


2.โครงสร้างฐานข้อมูล

Data Flow Diagram ระบบลูกค้าสัมพันธ์

รูปภาพแสดงแผนภาพกระแสข้อมูล (The Level-0 Data Flow (Context) Diagram)

แผนภาพกระแสข้อมูล (The Level-1 Data Flow Diagram)

รูปภาพแสดงแผนภาพกระแสข้อมูล (The Level-1 Data Flow Diagram)

แผนภาพนี้แสดงให้เห็นถึงขั้นตอนของการเข้าใช้ระบบซึ่งมีทั้งหมด 8 ขั้นตอนโดยเริ่มตั้งแต่การสมัครสมาชิกการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าไปจนถึงการจัดส่งสินค้าไปให้ลูกค้า

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการบริษัทอีซูซุ

ชื่อระบบ ระบบจัดซื้อ

ระบบทำอะไรได้บ้าง

พนักงาน

- กรอกข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า

- ตรวจสอบสินค้าคงคลัง

User

- สามารถ Login เข้าใช้ระบบเพื่อจัดการข้อมูลต่างๆ

- สามารถ เพิ่ม แก้ไข ลบ ข้อมูลต่างๆ

ผู้บริหาร

- สามารถดูข้อมูลรายงานการสั่งซื้อ

- สามารถดูข้อมูลรายงานสินค้าคงคลัง

การกำหน Entity ทั้งหมดของระบบ

1. User_login หมายถึง ผู้ใช้ระบบ (พนักงาน)

2. Admin_login หมายถึง เจ้าหน้าที่ IT

3. TB_ employee หมายถึง ตารางข้อมูลพนักงาน

4. TB_vendor companies หมายถึง ตารางบริษัทผู้ขายสินค้า

5. TB_order_detail หมายถึง ตารางรายละเอียดของสินค้า

6. TB_store หมายถึง ตารางสินค้าคงคลัง

ER-Diagram

โครงสร้างฐานข้อมูล

ระบบจัดซื้อ ได้มีการจัดการสร้างตารางเพื่อสร้างความสัมพันธ์กันของข้อมูล โดยมีตารางดังต่อไปนี้

การปรับระบบเข้าหากัน

วิธีการปรับระบบเข้าหากัน

จากการศึกษาระบบก็พบว่ามี Table Employee ซ้ำกัน 3 Table คือ Table Employee ในระบบจัดซื้อ

Table Employee ในระบบลูกค้าสัมพันธ์ และ Table Employee ในระบบฝ่ายบุคคล

การปรับระบบเข้าหากันจึงใช้วิธีการปรับ Table ทั้ง 3 Table เป็น Table ที่มีความละเอียดและตรงตามการใช้งานของระบบ

โครงสร้างของ Table Employee ในแต่ละระบบ ประกอบด้วย Field ต่าง ๆ ดังนี้

เมื่อปรับโครงสร้างใหม่ทั้ง 3 Table

ยกตัวอย่างเช่น การเพิ่มข้อมูลพนักงานใหม่

เมื่อมีการเพิ่มข้อมูลพนักงานใหม่ ระบบจะต้องมีการอัพเดตข้อมูลไปยัง Table TBEmployee ของฝ่ายบุคคล , EMPLOYEE ของฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์ , TB_Employee ของฝ่ายจัดซื้อ

Table Order

Table Order

เมื่อปรับโครงสร้างใหม่ทั้ง 2 Table

การจัดซื้อของฝ่ายจัดซื้อต้องอาศัยข้อมูลการสั่งซื้อจากฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์ โดยที่จะมีการใช้ข้อมูลร่วมกันจาก Table Order มายัง Table_Order_Detail โดยการปรับปรุงระบบให้สามารถทำงานร่วมกันจะให้การสร้างชุดคำสั่งเพื่อส่งข้อมูล ORDER จากฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์ ไปยังฝ่ายจัดซื้อ

แนวทางการต่อยอดหรือพัฒนาต่อในอนาคต

- เก็บรวบรวมข้อมูลการใช้งานเพื่อหาข้อผิดพลาด หรือสิ่งที่ต้องเพิ่ม เพื่อให้ครอบคลุมกับการทำงานของระบบในมากขึ้น

- ลดกระบวนการทำงานหรือส่วนที่ไม่จำเป็น เพี่อให้ระบบทำงานได้รวดเร็วขึ้น

- พัฒนาต่อยอดอย่างสม่ำเสมอจะทำให้ระบบทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและลดค่าใช้จ่ายในการสร้างระบบใหม่อีกครั้ง

- Update ข้อมูลให้เป็นปัจจุบันอยู่ตลาดเวลา เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องตามที่ต้องการ

- จัดเก็บข้อมูลทุกครั้ง เมื่อมีการปรับปรุงหรือพัฒนาระบบเพื่อลดการสูญหายของข้อมูล

- นำเทคโนโลยีสมัยใหม่มาใช้ในการพัฒนาระบบ

- พัฒนาและอบรมให้ความรู้แก่พนักงาน